以前は、定款といえば紙に書面として作成し、４万円の収入印紙を貼って公証役場で認証を受けるものでした。

しかし、現在は、電子データとして作成した定款を使い、公証役場の認証を受けることも可能となっています。

それが、電子定款認証です。

 

紙による認証も、電子データによる認証も、最終的には公証役場に出向いて認証を受けなくてはならないのは実は同じです。

電子定款認証というよりも、電子定款送信というほうが実情には合っているかも知れません。

とは言え、電子データによる認証の場合、紙の場合に必要だった４万円の収入印紙が不要になるのが最大のメリットです。

 

電子定款認証の流れは、次のようになります。赤字部分が紙による認証の流れと異なる部分です。

1 定款の認証を受ける公証役場を決める 会社の本店の所在地を管轄する法務局に所属する公証人に認証してもらいます。
その公証役場が、電子定款に対応しているかどうかも確認しておきましょう。
2 事前に公証役場と法務局で、定款の内容をチェックしてもらう 公証役場に連絡し、作成した定款の内容をチェックしてもらいましょう。
また、公証役場は登記が可能かどうかまで保証する場ではないので、念のために会社の本店の所在地を管轄する法務局でも事前にチェックしてもらいましょう。
3 定款をＰＤＦ化し電子署名の上、公証役場に送信します Ｗｏｒｄなどで作成した定款をＰＤＦ化します。
ＰＤＦ化した定款に電子署名をし、申請用総合ソフトを利用して定款を公証役場に送信します。
4 定款の認証を受けるために、公証役場へ発起人全員で行く 定款を公証役場に送信したら、必要なものをそろえて公証役場へ認証を受けに行きましょう。
定款の認証をする際に公証人が本人確認をするので、公証役場に発起人または代理人が出向かなくてはいけません。

 

電子定款認証を行うには、次のような機材が必要となります。

・ インターネットに接続したパソコン
・ ＩＣカードリーダライタ
・ 電子証明書
・ ＰＤＦ変換ソフト（Ａｄｏｂｅ Ａｃｒｏｂａｔ）
・ ＰＤＦ署名プラグインソフト
・ 法務省の申請用総合ソフト　　　等々

上記の機材を揃えれば、一般の方にも電子定款の認証を受けるのは可能ですが、Ａｄｏｂｅ Ａｃｒｏｂａｔを新規で購入するだけでも３万円程度の出費が必要になるため、現実的ではありません。

 

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